La procédure d'affiliation 2021-2022 en détail

27-07-2021

Avant de vous laisser partir en vacances, le club vous invite à vous ré-affilier pour la rentrée prochaine. Chaque année, ne nous le cachons pas, tout le monde grogne car c'est un peu laborieux : le site est moche et la démarche est incompréhensible. Pour aider tout le monde et surtout notre secrétaire qui va avoir d'autres chats à fouetter avec sa casquette de Covid Manager, voici tout le processus détaillé étape par étape :

Pour vous les nouveaux qui n'aviez pas de licence cette année, il y a une étape supplémentaire. Il faut d'abord que vous transmettiez quelques informations à Ludovic Rouxel notre secrétaire ( Tel: 0673075795 ). Il lui faut vos noms, prénoms, date de naissance, ville de naissance, département de résidence et adrresse email pour déclencher l'envoi du formulaire d'affiliation.

Pour les autres, une invitation de ré-affiliation a du vous parvenir aux alentours du 20 juin.

Ce mail contient un lien, un identifiant et un mot de passe.

Jusque là c'est assez simple, il suffit de cliquer sur le lien, vous arrivez sur un formulaire de login où il faut renseigner l'identifiant et... le mot de passe ! La sainte trinité Oval-e.

Les choses sérieuses vont commencer car vous arrivez alors sur votre "Formulaire de ré-affiliation" (ou d'affiliation pour les nouveaux). Accrochez vos ceintures, c'est bientôt les vacances, vous pourrez vous reposer ensuite.

Etape 1 : Informations personnelles
Pour les nouveaux, il y a tous les champs avec un astérisque à remplir (on dit UN astérisque, pour s'en souvenir, rappelez vous qu'il porte une moustache). Pour les anciens, c'est déjà pré-rempli.

Le passage technique de cette zone se situe au niveau du pays, de la ville et du département de résidence que même les anciens doivent remplir. Si le mercato ne concerne pas beaucoup d'entre nous, ces 3 informations sont pourtant toujours vides. Et pour les remplir, il ne faut pas aller trop vite et laisser le système nous proposer les bonnes réponses à partir des premières lettres écrites. Disicipline !

Le pays

La ville

Le département, il faut sans doute le renseigner pour éviter que nos nombreux joueurs de Cournon ou de Langon soient domiciliés dans le Puy de Dôme ou en Gironde.

Note : si vous remplissez le formulaire en plusieurs fois, sachez qu'il faudra remettre ces informations à chaque fois. Je le précise avant que vous ne deveniez fous. Gérer un code postal ça devait être trop compliqué... Ah bah tiens, il faut remettre son adresse plus bas !

Bref, faisons taire les mauvaise langues, remplissons tout et après l'étape 1, c'est l'étape 2

Etape 2 : La sélection des licences

Normalement, cette partie est remplie lors de la demande d'affiliation, et quand c'est un renouvellement, tout est rempli.

En un éclair, on peut alors passer directement à l'étape 3.

Etape 3 : Valider les mentions légales et assurances

Vous aimez cocher des cases ? Vous allez être servi. C'est une partie assez juridique, avec la première case, vous déclarez que vous n'avez pas menti sur les informations précédentes et vous dites que vous êtes d'accord avec le réglement.

La seconde case, c'est pour déclarer que vous savez que le rugby comporte un risque et que vous avaez été informé au sujet des garanties individuelles complémentaires.

Attention deuxième passage technique ! Il y a maintenant 2 bouton rouges qui vont ouvrir des fenêtre popup.

Premier bouton rouge : cette popup concerne le traitement automatisé des données. Il y a une case à cocher qui permet de dire que vous avez "pris connaissance, compris et accepté les déclarations de Traitement des Données Personnelles". Les juristes qui nous lisent s'intéresseront peut-être à ces textes, pour les autres, sachez que c'est un truc obligatoire pour que la fédération puisse traiter vos données de manière informatique.

Il y a aussi 2 autres cases à cocher qui vous permettent d'autoriser ou non l'utilisation de vos informations à des fins commerciales. Eu égard au nombre d'emails que j'ai reçus cette année pour la boutique FFR, je n'ose même pas imaginer ce que je recevrai en cochant Oui, mais chacun est libre de faire ce qu'il veut.

Attention ! Nouvelle particularité perturbante, en cliquant sur "Valider", la page va se recharger et vous allez vous retrouver au début du formulaire. Il faut alors redescendre pour cliquer sur le deuxième bouton rouge.

Celui-ci concerne les assurances complémentaires. Comme évoqué plus haut, le rugby est un sport dangereux. Soit vous en avez conscience et dans ce cas, les garanties proposées vous conviennent, soit vous n'êtes tout de même pas rassuré avec tous ces microbes dans l'air et on vous propose des assurances complémentaires qui vous seront facturées en supplément de votre licence.

Etape 4 : Télécharger les pièces justificatives
Il y a d'abord la photo d'identité, qui sera déjà disponible si c'est une ré-affiliation.

Mais surtout, il y a le certificat médical ! Et c'est là le troisième passage technique de ce formulaire. Vous devez transmettre ce certificat mais vous ne l'avez pas encore. Vous n'avez d'ailleurs pas le formulaire à faire remplir par votre médecin.

Comme indiqué, celui-ci est disponible à l'impression uniquement après que l'affilié ait entièrement complété l'ETAPE 3.

Mais, mais, mais... on a rempli l'étape 3 ? Et oui ! Vous allez pouvoir vous intéresser à la grande barre rose qui vous gène depuis le début de la procédure. On va cliquer sur le bouton "Sauvegarder les informations saisies" et elle va disparaître ?

Presque ! Elle va passer en vert...

Mais vous avez maintenant un beau bouton "Certificat médical" qui va vous permettre de télécharger, devinez quoi ? Votre certificat médical ! Pré-rempli avec toutes vos informations !

Vous l'imprimez, vous le faites signer par votre médecin et vous en faites une photo que vous allez charger dans votre dossier en revenant sur cette page (avec votre lien, vos identifiants, etc... voir plus haut).

Enfin, vous pourrez cliquer sur le bouton "Enregistrer le dossier complet" et votre inscription sera effectivement complète.

Attenton ! Dernier passage technique ! Quand vous vous reconnectez, vous devez renseigner à nouveau vos ville, département et pays de résidence. Je l'ai déjà dit mais c'est tellement bizarre que je le répète. Par ailleurs, pour les petits malins qui veulent cliquer sans mettre leur certificat, vous aurez le message suivant :

Si vous mettez n'importe quoi, c'est le secrétaire qui doit contrôler vos dossiers qui viendra vous botter le train (un balèze sans cheveux).

Enfin ! "The last but not the least" comme diraient nos amis anglo-saxons, il faut envoyer son paiement à notre trésorier.

Rappelez vous qu'il y a une petite remise pour ceux qui paient avant le 30 septembre !

Voilà, c'est terminé !

J'admets que c'est un peu lourd mais dites vous que ce moment un peu désagréable vous permettra d'en passer plein d'autres beaucoup plus intéressants. Et tout ce que vous pourrez faire vous mêmes, cela soulagera d'autant les membres du bureau qui ont cette paperasserie en charge. Si vous ne le faitez pas pour vous, faites le pour eux !

Passez un bel été et portez vous bien !